個人情報保護方針

【プライバシーポリシー】

株式会社オーロラユニオン（以下、当社）では、その活動を通してご本人からお預かりした個人情報（個人を識別できる情報）は、“ご本人に帰属する情報であること”を十分に認識し、個人情報の適切な取り扱いと厳格な管理を従業員に周知徹底し、その保護に努めます。

なお、本方針における「個人情報」とは、個人情報保護法（平成15年法律第57号）に基づき定義される「個人情報」を指します。

以下に、個人情報保護に関する当社の方針を定めます。

第一項　個人情報の取得・利用・提供

当社は、個人情報を適法かつ公正な手段で取得し、その利用目的を明確にした上で、目的の範囲内でのみ利用します。ご本人の同意なく目的外利用や第三者への提供は行いません。ただし、利用目的の達成に必要な範囲内で個人情報の取り扱いを委託する場合は、適切な監督を行います。また、特定の個人情報を外国の第三者に提供する際は、個人情報保護法が定める必要事項を明確化し、適切な情報提供と同意取得の上、適正に取り扱います。当社は、個人情報保護のための適切な社内規定を定め、これを遵守します。

第二項　個人情報の安全管理措置 

当社は、個人情報への不正アクセス、紛失、破壊、改ざん及び漏洩などを防止するため、組織的、人的、物理的、技術的な安全管理措置を講じ、個人情報の安全性・正確性の確保に努めます。万一、個人情報に関する問題が発生した場合は、速やかに是正措置を実施するとともに、法令に基づき、個人情報保護委員会への報告及びご本人への通知を適切に行い、再発防止策を講じます。

第三項　個人情報に関する法令・規範の遵守

当社は、個人情報に関する法令およびその他の規範を遵守します。

第四項　個人情報の開示・訂正・利用停止等

当社は、ご本人から、ご自身の個人情報に関する開示、訂正、削除、利用停止、第三者への提供の停止等のご請求があった場合、ご本人であることを確認の上、法令に基づき適切かつ迅速に対応いたします。

第五項　継続的改善

個人情報の保護体制を適切に維持するため、当社の定める「個人情報保護マネジメントシステム」に基づき、社内体制や内部規定を継続的に見直し、改善に努めます。

第六項　苦情及び相談への対応

当社は、個人情報の取り扱いに関する問い合わせ・苦情及び相談等に対応するため、窓口を設置し、適切かつ迅速な対応を行います。

第七項　本方針の改定

当社は、個人情報保護に関する取り組みの継続的改善のため、または法令の変更等に応じて、本方針を改定することがあります。改定された方針は、当社のウェブサイト等に掲載された時点から適用されるものとします。

 平成１７年　１１月１日　制定

平成２９年　１月　１日　改定

令和　６年　４月　１日　改定

株式会社　オーロラユニオン

代表取締役　　　　石田　哲郎

個人情報の取り扱いに関するお問い合わせは、下記窓口までお願いいたします。

■  相談窓口 ■

担当部署 ：　管理部

担当者　 ：　石田　有紀

電  話　   ：　096-371-8020　

 　　　　　　（受付時間：平日　午前９時～午後５時）

 Ｅ-mail   ：  yuki@auroraunion.co.jp

１.個人情報の利用目的

２.個人番号を取り扱う事務の範囲および利用目的

上記1～2に付随して行う事務（特定個人情報取扱事務を含む。）

※1.①②の事務には、適用、給付及び助成金を含む。

３．個人情報の第三者提供

　　ご本人の同意がある場合又は法令に基づく場合を除き、取得した個人情報を第三者に提供することはありません。

４．個人情報の管理

　　取得した個人情報は、外部からの不正アクセス等による漏えい、改ざん、滅失又はき損等の危険を防止するために適切かつ合理的なレベルの安全対策を講じ厳重に管理します。また、保有する必要のなくなった個人情報については、速やかに廃棄または消去します。

５．個人情報の利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止について

当社で保有している保有個人データについては、ご本人からの要請に応じて合理的な範囲で利用目的の通知、開示（第三者提供記録の開示も含む）、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止（以下“開示等”という。）を行います。

個人情報の開示等の要求につきましては、下記窓口までご連絡ください。また、開示等の申請手続きは以下の手順に従い実施します。

①開示等の求めの申請

【ご本人の場合】

・ご来社の場合

本人確認ができる身分証明書（運転免許証・パスポート・健康保険被保険者証・住民基本台帳カードのいずれか）のコピーをご提示ください。ご本人であることを確認した上で、個人情報開示・訂正・削除等依頼書をお渡しいたします。必要事項を御記入の上、下記窓口へご提出ください。

・お電話の場合

氏名・住所・生年月日・電話番号等当社の質問にお答えいただき、ご本人であることを確認した上で、「個人情報の開示等の求め」を郵送またはＦＡＸいたします。必要事項をご記入し、下記窓口までご返送ください。

【代理人の場合】

代理人が開示等の要求をされる場合は、代理人様がご来社いただき、本人自筆の委任状をご提示ください。併せて代理人様の身分証明書（運転免許証・パスポート・健康保険被保険者証・住民基本台帳カードのいずれか）のコピーをご提示ください。代理人本人の確認をした上で「個人情報の開示等の求め」をお渡しいたします。必要事項をご記入し、下記窓口へご提出ください。

②通知

「個人情報の開示等の求め」受取後、ご希望の方法にて回答させていただきます。

ただし、当社で検討の結果、要請の全部または一部について応えられない場合がございます。その場合も同様に理由を説明させていただきます。

③手数料

開示等の求めにかかる手数料は原則として無料です（ただし、情報量が多量な場合、調査に時間がかかる場合は手数料が発生する場合があります。その際は事前にご連絡します）。

６．安全管理措置に関する事項

当社では、個人データの取扱いについて、以下の安全管理措置を講じる手順を策定し運用しています。

① 個人データの取扱いに係る規律の整備

　・個人データの取得、利用、保存、提供、削除・廃棄などのプロセス毎にリスクを　　

認識し、リスクに応じた対策を講じる手順を確立・維持する規律を策定

② 組織的安全管理措置

　・個人データの取扱いに関する責任者（個人情報保護管理者）を設置

　・個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化

　・個人データの漏えいの事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備

　・個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、監査部門による内部監査、外部の第三者機関による監査を実施

③ 人的安全管理措置

　・個人情報の取扱いに関する遵守事項について、従業者に定期的な研修を実施

　・個人情報についての秘密保持に関する事項を就業規則に記載した上で誓約書の取り交わしを実施

④ 物理的安全管理措置

　・個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持込機器等のネットワークへの接続制限を行うと共に、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施

・個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難、紛失等を防止するための措置を実施

⑤ 技術的安全管理措置

　・個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入

＜個人情報の取り扱いに関するお問い合わせ及び苦情の申出先＞

株式会社　オーロラユニオン

個人情報保護管理責任者　石田　有紀

TEL 096-371-8020　　ＦＡＸ 096-371-8023

E-mailアドレス  yuki@auroraunion.co.jp

＜認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申出先＞

一般財団法人日本情報経済社会推進協会

　認定個人情報保護団体事務局

　〒106-0032 東京都港区六本木一丁目９番９号 六本木ファーストビル内

TEL　03-5860-7565　／　0120-700-779

※当社が提供するサービスの問い合わせ先ではございません